Presento esta guía para que yo entienda y compruebe los requisitos habilitantes antes de ofertar. Mi objetivo es evitar que mi propuesta sea rechazada por fallas sencillas y documentales.
Expongo el problema con claridad: muchas ofertas se caen por cumplimiento documental y no por precio o calidad. Por eso priorizo el criterio de cumple/no cumple que la entidad aplica según la ley.
Cubriré concepto y proporcionalidad, marco legal, lectura del pliego y uso de SECOP, y luego revisaré cada bloque: jurídico, financiero/organizacional y experiencia. También distingo nacionales y extranjeros.
Enmarca el alcance a procesos en SECOP y a la contratación pública vigente. Incluyo señales de alerta: condiciones desproporcionadas, documentos vencidos, indicadores financieros mal calculados y experiencia que no conecta con el objeto.
Mi enfoque es práctico y accionable: leo primero el pliego y cronograma, contrasto mi documentación y presento observaciones en los días hábiles. Para detalles sobre lectura de pliegos, consulto pliegos de condiciones.
Conclusiones clave
- Reviso el pliego y el cronograma antes de preparar la oferta.
- Verifico capacidad jurídica, financiera y experiencia de forma concreta.
- Uso SECOP para consultar y presentar documentos en línea.
- Alerto sobre documentos sin vigencia y exigencias desproporcionadas.
- Actúo con evidencia y observaciones en tiempos habilitados.
Qué son los requisitos habilitantes y por qué definen si mi oferta se admite
Lo primero que verifico es qué condiciones mínimas exige la entidad para admitir mi propuesta. Estos requisitos funcionan como un filtro: si mi proponente no aporta la documentación o los umbrales pedidos, la oferta queda fuera antes de cualquier comparación.
Criterios de verificación versus criterios de calificación
Según la ley 1150 2007, la verificación valida capacidad jurídica, financiera, organizacional y experiencia del proponente. Esto se comprueba como cumple/no cumple, mientras que los criterios de calificación miden y puntúan la oferta.
Cómo opera el “cumple / no cumple”
Un documento faltante o un indicador por debajo del umbral puede eliminar una oferta, aunque el precio sea competitivo. Por eso prefiero tratar cada requisito como una casilla que debo cerrar antes del cierre del proceso selección.
Proporcionalidad: límites de la exigencia
La entidad estatal debe pedir condiciones relacionadas con el objeto, el riesgo y el valor del contrato. Si detecto exigencias desproporcionadas —experiencia no relacionada o indicadores imposibles— preparo observaciones formales y sustentadas en norma y objeto.
- Mi regla práctica: todo documento exigido debe tener relación directa con el contrato y la capacidad requerida.
- Si considero que la entidad se excede, presento observaciones puntuales, sin intentar negociar el pliego.
Para entender mejor el marco general de contratación y cuándo actuar, reviso también conceptos clave en contratación estatal. Cada bloque (jurídico, financiero y experiencia) lo trato como una lista de verificación, no como estrategia de puntaje.
Marco legal vigente en Colombia que sustenta la contratación pública
Para ofertar con seguridad, primero ubico las normas que gobiernan el proceso y su interpretación.
Ley 80 de 1993: principios de la contratación estatal
La ley 1993 (Ley 80 de 1993) fija principios como transparencia, economía y responsabilidad. Yo la uso como referencia para entender cómo la entidad estatal debe interpretar pliegos y exigir condiciones proporcionales.
Ley 1150 de 2007: eficiencia y claridad entre condiciones
La Ley 1150 de 2007 distingue claramente las condiciones del proponente de los criterios de calificación. Esa separación me ayuda a no confundir documentos de admisión con factores que puntúan la oferta.
Normas complementarias y el rol del sistema
Apoyo mi revisión en Ley 190 y Ley 1474 por control y anticorrupción. Además, sigo lineamientos de Colombia Compra Eficiente (Decreto 4170 de 2011) y procedimientos del Decreto 1510 de 2013.
| Norma | Enfoque | Impacto práctico |
|---|---|---|
| Ley 80 de 1993 | Principios de contratación estatal | Interpreto proporcionalidad en exigencias |
| Ley 1150 de 2007 | Eficiencia y separación de condiciones | Diferencio admisión vs calificación |
| Decretos y leyes de control | Decreto 4170, 1510; Ley 190, 1474 | Uso SECOP I/II para publicar, aclarar y presentar |
- Reviso este mapa normativo antes de preparar la oferta.
- Sin importar la modalidad, mantengo el criterio de proporcionalidad.
requisitos habilitantes licitaciones públicas Colombia: cómo los verifico antes de presentar mi propuesta
Antes de preparar mi oferta, reviso el pliego con una mirada estratégica para evitar sorpresas documentales.
Cómo leo el pliego y detecto las condiciones mínimas
Primero leo el objeto, alcance y cronograma. Luego ubico el capítulo que exige capacidad jurídica, financiera y experiencia.
Convierto cada requisito en una casilla de mi checklist. Anoto la vigencia del documento y la evidencia exacta que presentaré.
Versiones del proceso en SECOP
Busco borrador, pliego definitivo, adendas y anexos técnicos. Confirmo que los documentos que descargué coinciden con la última versión publicada en el sistema.
Qué hago en los días hábiles previos
Formulo observaciones puntuales y pido aclaraciones cuando detecto indicadores imposibles o exigencias desproporcionadas.
Verifico mi cuenta en SECOP II, roles y permisos. Hago pruebas de carga para evitar fallas el día de cierre.
Errores típicos y prevención
- Archivos mal nombrados o sin firma: guardo versiones con formato estándar.
- Certificados vencidos: verifico fechas y solicito actualizaciones a tiempo.
- Inconsistencias entre formulario y soportes: hago una conciliación final.
| Momento | Acción práctica | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Antes de cierre | Checklist por capítulo del pliego | Documentos completos y vigentes |
| Días hábiles previos | Observaciones y aclaraciones en SECOP | Reducción de riesgos de rechazo |
| Periodo de evaluación | Revisión del informe y presentación de pruebas | Protejo mi derecho a impugnar o aclarar |
Capacidad jurídica: documentos y validaciones que preparo para no quedar rechazado
Me aseguro de que quien firma tenga facultad real para obligar al proponente y ejecutar el contrato. Esa certeza es el núcleo de la capacidad jurídica que la entidad requiere.
Personas naturales: identificación y estatus
Adjunto copia legible de mi cédula, cédula de extranjería o pasaporte según aplique. Si soy adjudicatario, preparo soporte de visa o permiso de residencia cuando el pliego puede exigir estatus migratorio.
Evito rechazos subiendo archivos con nombre claro, firma visible y fecha. En SECOP II verifico que la imagen sea nítida y que el formulario coincida con el documento.
Personas jurídicas: existencia y representación
Confirmo certificado de existencia y representación, objeto social y duración. Verifico que el representante tenga facultades para contratar según el alcance o la cuantía.
Inhabilidades, incompatibilidades y apoderados
Reviso antecedentes y prohíbo omitir declaraciones exigidas por el pliego. Si uso apoderado, adjunto poder público o privado con las firmas y las fechas necesarias.
- Checklist separado por tipo de proponente para evitar mezclar soportes.
- Valido identidad, representación y límites de poder antes del cierre.
- Controlo nombres de archivos, firmas, vigencias y coherencia entre formularios y documentos.
| Aspecto | Qué verifico | Resultado |
|---|---|---|
| Identidad | Cédula/pasaporte y visa si aplica | Aceptación por parte de la entidad |
| Existencia | Certificado de registro y objeto | Prueba de capacidad para contratar |
| Facultades | Poderes, actas o autorizaciones | Capacidad para obligar al proponente |
Con este control documental reduzco el riesgo de un no cumple automático y aseguro la trazabilidad necesaria para la contratación.
Capacidad financiera y organizacional: indicadores, estados financieros y lectura práctica
Al preparar la parte financiera de la oferta, priorizo claridad en los estados y en las notas que los acompañan. Presento la información del año inmediatamente anterior, firmada por quien corresponde y, si el pliego lo exige, con auditoría o revisoría fiscal.
Estados del año anterior y notas
Subo balance, estado de resultados y notas para que la entidad pueda comprobar cifras sin ambigüedades. Verifico firmas, periodos y conciliación entre formularios y soportes.
Liquidez y endeudamiento
Identifico la fórmula, el periodo y el umbral que exige el pliego. Recalculo liquidez y endeudamiento para evitar errores de interpretación y demostrar que tengo capacidad operativa durante la ejecución.
ROE y ROA: capacidad organizacional y consistencia
Uso ROE para mostrar la generación de utilidad sobre patrimonio y ROA para validar desempeño de activos. Compruebo que ROA ≤ ROE y explico variaciones si cambió la estructura de capital.
Pagos, anticipos y riesgos
Si la entidad paga contra entrega a satisfacción, calculo el impacto en mi caja. En obras o servicios de larga duración planeo líneas de financiación o flujos que eviten iliquidez.
- Control final: cuadro de indicadores, fuentes y referencias cruzadas en notas.
- Verifico coherencia entre estados, formularios y anexos antes de subirlos al proceso.
| Indicador | Fuente | Qué verifico |
|---|---|---|
| Liquidez | Estados financieros | Ratio y periodo según pliego |
| Endeudamiento | Notas | Deuda total vs patrimonio |
| ROE / ROA | Estados y notas | Consistencia entre años |
Experiencia del proponente: cómo la demuestro y cómo la conecto con el objeto del contrato
Muestro cómo selecciono y presento contratos que prueban mi capacidad para ejecutar el objeto solicitado.
Qué entiendo por experiencia similar
Parto del objeto del contrato, su alcance técnico y los códigos o segmentos que el pliego señale.
Busco coincidencias en actividad, complejidad y resultados técnicos, no solo en la palabra del servicio.
Soportes que preparo
- Certificados de terceros con objeto, plazo, valor y firma verificable.
- Copias de contratos y actas de recibo o liquidación cuando el pliego lo permite.
- Documentos que clarifiquen cumplimiento: entregables, informes y comprobantes de pago.
Cómo organizo la carpeta de experiencia
Armo un índice y una tabla resumen que vincula cada contrato con el criterio del pliego.
Incluyo trazabilidad: referencia rápida al elemento del pliego y al riesgo señalado en mi análisis del sector.
| Elemento | Qué incluyo | Beneficio |
|---|---|---|
| Contrato | Objeto, fecha, valor | Verificable frente a la entidad |
| Certificado | Alcance, cumplimiento, firmante | Soporte directo de cumplimiento |
| Resumen | Conexión con criterios del pliego | Evita ambigüedades y “no cumple” |
Verifico coherencia entre la lista de contratos y los documentos; así reduzco el riesgo de rechazo y demuestro que mi experiencia responde al objeto y a los criterios del proceso selección.
Empresas nacionales vs empresas extranjeras: requisitos, RUP y particularidades de participación
Comparo cómo acreditan su capacidad los oferentes nacionales frente a los extranjeros para que yo prepare la carpeta correcta y evite sorpresas en el sistema.
Empresa nacional
Mi checklist mínimo incluye: Cámara de Comercio vigente, RUT, certificado de parafiscales al día y contabilidad ordenada.
Confirmo ausencia de inhabilidades, la inscripción en SECOP y la coherencia entre los documentos y los formularios del proceso.
Empresa extranjera sin domicilio
Si no tengo domicilio local, no siempre requiero RUP. Aporto documentos equivalentes de mi país que acrediten la capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Verifico en el pliego la forma de validación y presento traducciones o apostillas cuando se exigen.
Sucursal y apoderados
No siempre necesito una sucursal para ofertar. Sin embargo, cuando la ejecución exige presencia continua, la entidad suele pedirla al adjudicar.
Si soy residente extranjero o profesional autónomo puedo participar mediante apoderado. Aporto poder con facultades claras y la identificación del representante.
Conversión de moneda y operaciones en SECOP II
Presento estados en moneda extranjera con soporte de equivalencia y tipo de cambio. Explico cómo calculé indicadores para que la entidad estatal los verifique sin discusión.
Operativamente, válido mi cuenta en SECOP II, reviso roles y hago la carga documental en tiempos útiles. Si uso una versión de prueba gratuita días para monitoreo, la ajusto a mis procesos reales.
| Situación | Qué presento | Beneficio |
|---|---|---|
| Empresa nacional | Cámara, RUT, parafiscales, contabilidad | Aceptación rápida en el sistema |
| Empresa extranjera | Documentos equivalentes, traducción/apostilla | Prueba de capacidad sin RUP |
| Profesionales / apoderado | Poder y identificación del representante | Validez de la oferta y facilidad de contacto |
Conclusión
Mi conclusión central es simple: asegurar la admisibilidad de la oferta precede a cualquier competencia por precio o calidad en la contratación pública.
Aplico la ley 1150 de 2007 como regla práctica: separo la verificación del mérito y preparo evidencias claras para cada punto solicitado en el pliego.
Mi mini-checklist final incluye leer el pliego y adendas, carpeta jurídica lista, indicadores financieros recalculados, experiencia alineada al objeto y archivos listos para SECOP II.
Si una condición no resulta proporcional, presento observaciones sustentadas antes del cierre. También reviso pagos, anticipos y mi liquidez para reducir riesgo en obra o servicio.
Guardo trazabilidad: soportes, capturas y comunicaciones. Aplico este estándar en cada proceso y así participo de forma más consistente y competitiva. Para ampliar el marco normativo consulto contratación estatal.