¿Qué tan preparado estoy para entregar un documento laboral correcto en el momento que me lo pidan?
Lo pregunto porque he atendido trámites urgentes donde un dato mal escrito generó rechazos y retrasos.
En esta introducción explico, desde mi experiencia práctica, por qué conocer este trámite es básico para cuidar mi historial laboral. Defino qué entiendo por certificado laboral y por qué no lo veo como un trámite menor.
También adelanto el alcance: qué debo solicitar a mi empresa, cómo revisar el certificado antes de usarlo y qué hacer si la organización donde trabajé ya no existe.
Anticipo escenarios reales en Colombia —búsqueda de empleo, trámites bancarios, arriendo o migración— para elegir desde el inicio el enfoque correcto del documento.
Mi objetivo es que termine con un certificado listo para presentar, sin errores de fechas o cargo, y que pueda conservarlo entre mis documentos personales.
Puntos clave
- Entender qué contiene un certificado laboral y por qué importa.
- Saber exactamente qué pedirle a la empresa para evitar errores.
- Revisar fechas, cargos y firmas antes de usar el documento.
- Proceder si la organización donde trabajé cerró o cambió nombre.
- Conservar copia digital y física entre mis documentos personales.
Qué es el certificado laboral en Colombia y por qué es un documento clave
Un certificado laboral es el documento que expide mi empleador para acreditar mi vínculo con la empresa. Contiene tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado, tal como exige el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (numeral 7).
En la práctica sirve para buscar trabajo, tramitar créditos o arriendos, solicitar visa o probar periodos para pensión. También me da respaldo personal si la organización cambia o desaparece.
Para qué lo uso
- Validar mi experiencia y cargo ante terceros.
- Soportar solicitudes bancarias y de arrendamiento.
- Documentar períodos para trámites de pensión y migración.
Obligación del empleador
La empresa tiene la obligación legal de entregarme este certificado cuando lo solicite y, preferible, al momento de mi retiro. Según la norma, debe permitir verificar tiempo y relación laboral sin ambigüedades.
| Uso | Información clave | Prioridad |
|---|---|---|
| Crédito / Arriendo | Salario, tiempo de servicio | Alta |
| Búsqueda de trabajo | Cargo, funciones y experiencia | Alta |
| Pensión / Visa | Fechas, tipo de contrato, semanas | Alta |
Si necesito un formato o wording particular, puedo solicitarlo por escrito. Para ejemplos de solicitudes y otros trámites, reviso esta guía práctica: modelo de declaración y trámites.
Como sacar el certificado de empleo con mi empresa paso a paso
Defino primero el uso que le daré al documento para elegir el tipo correcto. Si es para selección, pido un formato con funciones y cargo. Si es para crédito o arriendo, solicito que incluya salario.
Cuándo pedirlo y qué tipo elegir
Solicito certificado con anticipación: antes de cambiar de trabajo, al iniciar trámites bancarios o cerca del retiro. Elegir la opción según el uso evita volver a pedirlo.
Redacción y canales de solicitud
Redacto una solicitud breve: nombre completo, identificación, fechas aproximadas y motivo. La gestiono por Talento Humano o correo corporativo. Si no responden, utilizo la petición formal.
Datos mínimos que debe incluir
Verifico que el certificado laboral traiga: nombre, identificación, ciudad de expedición, cargo, fecha de ingreso y egreso (si aplica) y tipo de contrato. Estos datos son los que más revisan terceros.
Salario, funciones y tiempos de entrega
Pido salario solo cuando sea necesario para crédito o arriendo; para selección puedo omitirlo. Solicito confirmación por correo y guardo la evidencia para seguimiento a través de radicados.
Revisión final y prevención de errores
Antes de usar el documento, reviso nombres, identificación, coherencia entre cargo y periodo, ciudad y firma del área competente. Corregir errores en este momento evita rechazos y reprocesos.
Para formatos o modelos de gestión, consulto guías prácticas como esta clasificación y trámites.
Si la empresa cerró o cambió: así obtengo mi certificación laboral hoy
No siempre la empresa existe; aún así puedo reunir pruebas válidas de mi vínculo laboral. Primero confirmo el estado jurídico en la Cámara de Comercio donde estaba registrada la compañía.
Cómo ubico al liquidador con un Certificado de Existencia
Pido el Certificado de Existencia y Representación Legal para identificar al liquidador. Con ese dato dirijo un derecho de petición solicitando mi documento formal.
Si la compañía fue vendida o cambió de razón social
Si hubo venta, dirijo la solicitud a la empresa compradora; esa entidad conserva archivos y tiene la obligación de entregar información. Si cambió la razón social, cito la denominación antigua y los periodos para facilitar la búsqueda.
Archivos, conservación y dónde buscar soporte
Las empresas liquidadas deben guardar archivos por cinco años. Además reviso correos, contratos, desprendibles y radicados en Cámara de Comercio o en entes como el Ministerio de Protección Social.
Alternativas para probar mi experiencia
Si el documento formal tarda, uso mi liquidación de prestaciones y comprobantes de aportes y pago a seguridad social como evidencia. Organizo esos comprobantes por periodos para que terceros puedan verificar mi experiencia.
Mi opción es plan A: obtener el documento oficial; y plan B: presentar soportes alternativos mientras gestionan la entrega.
Conclusión
Concluiré recordando lo esencial para que mi historial laboral esté siempre comprobable. El certificado laboral funciona como respaldo y, bien solicitado, evita bloqueos en trámites importantes.
Mi recomendación principal es pedir el certificado en el momento adecuado: idealmente durante la relación laboral y al retirarme, así no dependo de búsquedas complejas después.
Guardo copia en PDF, respaldo en la nube y una carpeta local con otros documentos por año y por empresa. Si necesito formatos o requisitos adicionales, consulto un ejemplo práctico sobre formato y requisitos y reviso gestiones relacionadas aquí: gestiones relacionadas.
Esta práctica beneficia a muchas personas: reduce el estrés de última hora y mejora mi capacidad de respuesta ante bancos, arrendadores y autoridades. Si hoy no tengo mi soporte actualizado, programo la solicitud esta semana y verifico que el documento quede completo antes de usarlo.