¿Cómo puedo asegurar que mi oferta no sea descartada por fallas formales desde el inicio?
En mi experiencia, entender qué se exige va más allá de reunir papeles: implica identificar el mecanismo correcto y adaptar el documento técnico y económico a criterios de evaluación.
Distinguiré dos caminos: los mecanismos de participación ciudadana y las ofertas técnicas y financieras asociadas a procesos contractuales.
Mi objetivo práctico es simple: que yo entregue un archivo que sea defendible, verificable y fácil de evaluar, evitando reprocesos por omisiones formales.
Al final presento una hoja de ruta: definir la iniciativa, aplicar las condiciones según el mecanismo, estructurar la oferta técnica-económica y gestionar tiempos, radicación y seguimiento.
Si quiere profundizar en cómo registro y gestiono requisitos en SECOP II y fases de licitación, puede visitar mi guía sobre cómo licitar con el Estado en licitar con el Estado.
Conclusiones clave
- Identificar el tipo de iniciativa antes de redactar la oferta.
- Adaptar el documento a los criterios de evaluación desde el inicio.
- Priorizar verificación documental para evitar rechazos formales.
- Usar SECOP II y registros obligatorios como herramientas de gestión.
- Planear tiempos y controles para la radicación y el seguimiento.
Cómo defino el tipo de propuesta que voy a presentar y por qué importa
Antes de redactar decido si mi iniciativa busca una decisión ciudadana o si compito para ejecutar un proyecto. Esta elección determina el lenguaje, el alcance y los documentos que prepararé.
Cuando mi iniciativa entra en participación ciudadana
Si apunto a un mecanismo del artículo 103, estoy activando un proceso democrático. Ley 134 de 1994 regula cómo se formula la consulta popular, quién convoca y qué efectos puede tener.
Cuando mi iniciativa es técnica y económica
Si compito en una convocatoria, trato la propuesta como una oferta: defino entregables, cronograma y presupuesto. Ejemplos como la invitación de ACAC muestran exigencias claras en requerimientos y criterios de evaluación.
Cómo alineo mi idea con una política pública vigente
Siempre explico por qué mi iniciativa aporta al interés general. Uso indicadores, resultados esperados y beneficiarios para que la propuesta sea verificable y compatible con objetivos estatales.
- Decisión: ¿consulta o contratación?
- Norma aplicable: Art.103 o pliegos de la convocatoria
- Documento esperado: pregunta clara o oferta técnica-económica
| Aspecto | Participación ciudadana | Convocatoria/Contratación |
|---|---|---|
| Objetivo | Decisión directa (sí/no) | Ejecutar proyecto o servicio |
| Marco legal | Constitución Art.103 y Ley 134 | Pliegos, términos y condiciones de la entidad |
| Documento clave | Pregunta y soporte ciudadano | Oferta técnica, hojas de vida y presupuesto |
Si necesito guía práctica sobre contratación estatal, consulto mi guía sobre contratación estatal en Bogotá.
Requisitos para presentar propuesta al gobierno colombiano según el mecanismo elegido
Antes de lanzar una iniciativa verifico si encaja en la consulta popular o si debe tramitarse por otra vía. Esta comprobación evita pérdida de tiempo y objeciones formales.
Quién puede activar el proceso
Pueden promover la consulta los ciudadanos mediante iniciativa popular o autoridades competentes. La Ley 1757 de 2015 reconoce origen ciudadano y origen de autoridades.
En el ámbito nacional, el Presidente puede convocar con la firma del gabinete y el concepto previo del Senado.
Condiciones de la pregunta
La pregunta debe ser clara y responderse con “sí” o “no”. Evito ambigüedades que permitan interpretaciones diversas.
Temas excluidos
No proceden consultas que impliquen cambiar la Constitución, incluir proyectos de articulado ni convocar asamblea constituyente.
Apoyo ciudadano en firmas
Si opto por origen ciudadano requiero firmas: 5% del censo para consulta nacional, 10% para territorial y 5% de municipios en áreas metropolitanas.
Umbral de participación y efecto vinculante
La decisión obliga cuando participa al menos un tercio del censo y el “sí” obtiene la mitad más uno de los votos válidos.
| Aspecto | Requisito | Ejemplo / referencia |
|---|---|---|
| Origen | Ciudadanos o autoridades | Ley 1757 de 2015 |
| Redacción | Pregunta clara, respuesta binaria | Formato: “¿Está usted de acuerdo…?” |
| Firmas | 5% nacional / 10% territorial / 5% áreas | Censo base: 40.963.370 (referencia) |
| Vinculación | 1/3 participación y mayoría simple | Ej.: ≈6.827.229 votos afirmativos si participa 1/3 |
Documentos que preparo: justificación de trascendencia, texto de la pregunta, plan de recolección de apoyo y verificación, y cronograma de cumplimiento.
Cómo preparo mi documento de propuesta para que sea evaluable y competitiva
Estructuro la oferta para que los criterios de evaluación queden respondidos punto por punto. Primero resumo el problema que resuelvo y luego detallo entregables medibles. Así facilito la verificación del alcance y evito dudas formales.
Qué incluyo en la parte técnica
Defino objetivos, actividades, entregables y supuestos. Escribo lo que entrego y lo que queda fuera. La trazabilidad entre requerimiento y respuesta es mi guía al redactar cada sección.
Cómo presento el presupuesto desagregado
Sigo las condiciones comunes: separo honorarios; proyectos y herramientas; y operación y desarrollo.
- Honorarios: personal científico, técnico, consultorías y capacitación.
- Proyectos y herramientas: equipos, software y materiales.
- Operación y desarrollo: viajes, divulgación y propiedad intelectual.
Soportes y valor agregado
Adjunto hojas de vida, certificaciones y evidencias de proyectos similares. Explico diferenciadores, know how y licenciamiento cuando aplica.
| Elemento | Qué incluyo | Por qué lo piden |
|---|---|---|
| Alcance | Entregables, cronograma, supuestos | Verifica cumplimiento mínimo |
| Presupuesto | Honorarios / Herramientas / Operación | Transparencia y comparabilidad |
| Soportes | Hojas de vida, certificaciones, cartera | Prueba de capacidad técnica |
| Valor agregado | Metodologías, IP, lecciones aprendidas | Diferenciador en la evaluación |
Antes de enviar verifico coherencia entre alcance, equipo y totales. Uso una matriz “requerimiento vs evidencia” y reviso la consistencia final. Si necesita una referencia sobre control financiero en contratos, la enlazo aquí.
Con este paquete ordenado, mis propuestas hablan el mismo lenguaje del comité evaluador y compiten por la mejor relación costo/beneficio.
Cómo gestiono el proceso: tiempos, radicación y seguimiento de mi propuesta
Cada fecha del cronograma se convierte en una tarea clara en mi lista de control. Leo el cronograma precontractual y marco en mi calendario las ventanas de duda, respuesta y entrega.
Cronograma precontractual: ventanas y ejemplo práctico
Con el ejemplo ACAC convino así mis tareas:
| Hito | Fecha límite | Acción interna |
|---|---|---|
| Definición Términos de Referencia | 06 de agosto | Revisar versión y anotar cambios |
| Presentación de dudas (correo) | Hasta 13 de agosto | Enviar preguntas firmadas y guardar acuse |
| Entrega de propuestas (correo) | 22 de agosto, 11:59 pm | Enviar paquete final y verificar recibo |
La evaluación y definición del ganador quedó prevista hasta el 29 de agosto, fecha en que ACAC notificó selección (UT ITRUST CONSULTING).
Manera de entregar: correo electrónico y verificación
Cuando el canal es correo, sigo un formato fijo: asunto claro, orden de anexos, nombres estandarizados y PDF/A cuando es obligatorio.
Incluyo en el cuerpo del mensaje un índice y pido acuse. Además guardo capturas del envío y el correo enviado como evidencia.
Qué hago durante la evaluación: trazabilidad y sustentación
Mantengo una copia con metadatos de la versión enviada. Si publican aclaraciones, ajusto solo lo necesario y registro cada cambio.
Preparo una sustentación corta con alcance, metodología, riesgos y presupuesto por si la entidad solicita defensa técnica.
- Mini-checklist de radicación digital: nombrar archivos, firmar donde aplique, comprimir si es requerido, enviar y guardar acuse.
- Conservo correos de contacto (ej.: mauricio.lozada@acac.org.co, cristhian.ruiz@acac.org.co) y los registro en mi bitácora.
- Si no gano, pido retroalimentación y archivo lecciones como guía de presentación y evaluación como referencia para mejorar.
Conclusión
Mi método es simple: primero identifico el mecanismo correcto y luego cumplo con cada condición exigida. Una buena propuesta no compensa un camino mal elegido.
Distingo dos escenarios: si busco participación ciudadana me concentro en legitimidad, pregunta clara, firmas y umbral; si busco ejecutar un proyecto priorizo alcance, soportes, presupuesto y criterios de evaluación.
Lista rápida de verificación: norma o convocatoria vigente, versión final de documentos, matriz de cumplimiento, anexos completos y evidencia de envío/recibo.
Mi ventaja competitiva está en la claridad y la trazabilidad: cuando facilito la evaluación, reduzco fricción y aumento mi probabilidad de selección.
Como siguiente paso convertiré esta guía en una plantilla reutilizable. Para detalles sobre habilitantes vea el manual de habilitantes y sobre procesos mi guía de licitar con el Estado.